Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Ireneusz Szczepański prowadzący działalność pod firmą VIVA GRAFIKA DESIGN & PRINT IRENEUSZ SZCZEPAŃSKI, NIP 8762137144, adres działalności: ul. Polskich Kolejarzy 5/16, 83-000 Pruszcz Gdański.

W sprawach danych osobowych możesz napisać na kontakt@vivagrafika.com, zadzwonić pod +48 536 381 778 lub wysłać list na adres działalności. Punkt kontaktowy Viva Grafika znajduje się w Centrum Handlowym ARBAT, ul. Chopina 36, 83-000 Pruszcz Gdański.

2. Jakie dane przetwarzamy

Otrzymujemy dane podane w formularzu, e-mailu lub rozmowie: imię i nazwisko albo nazwę firmy, dane kontaktowe, opis i parametry realizacji, lokalizację, korespondencję oraz załączniki. Przy zamówieniu przetwarzamy też dane potrzebne do wykonania umowy, dostawy, montażu, płatności, faktury i reklamacji.

Dane przedstawicieli klientów i kontrahentów otrzymujemy od nich lub reprezentowanych firm. Strona i jej dostawcy przetwarzają też dane techniczne: adres IP, czas i adres żądania, informacje o urządzeniu, przeglądarce, błędach oraz wyborach zgód.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Zapytanie o własne zamówienie, wycena i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub jej wykonanie.
• Inne zapytania i kontakt z osobami reprezentującymi klientów lub kontrahentów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest udzielanie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji i obsługa współpracy.
• Obowiązki podatkowe, rachunkowe, reklamacyjne i związane z ochroną danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest ochrona praw i zachowanie potrzebnych dowodów.
• Działanie strony i ochrona przed spamem: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest bezpieczeństwo usług. Zapis i wykazywanie wyborów zgód: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem rozliczalności i wykazania zgody.
• Wyświetlenie mapy dojazdu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest ułatwienie odnalezienia firmy i zaplanowania wizyty.
• Statystyki Google Analytics 4: Twoja zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Obsługa zapytania i wyświetlenie mapy dojazdu nie wymagają zgody na analitykę.

4. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane udostępniamy upoważnionym osobom i dostawcom wyłącznie w zakresie potrzebnym do ich zadań:

• SEOHOST sp. z o.o., Poznań, Polska: hosting i poczta elektroniczna.
• CookieYes Limited, Wielka Brytania: panel zgód i zapisywanie wyborów użytkowników.
• Cloudflare, Inc., USA: ochrona formularza przez Turnstile.
• Google Ireland Limited, Irlandia, oraz podmioty obsługujące usługi Google: mapa dojazdu, a po zgodzie analitycznej również statystyki odwiedzin.
• Dostawcy usług IT, księgowych i prawnych oraz podwykonawcy realizacji: w zakresie potrzebnym do obsługi współpracy lub zamówienia.
• Banki, operatorzy płatności, pocztowi i kurierscy: odpowiednio do wybranego rozliczenia lub dostawy; organy publiczne: gdy wymaga tego prawo.

CookieYes, Cloudflare i Google mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Wielkiej Brytanii i USA. Podstawą transferów są decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework dla objętych certyfikacją odbiorców w USA, albo standardowe klauzule umowne i wymagane dodatkowe zabezpieczenia.

Informacje o zabezpieczeniach transferów i ich kopię uzyskasz, kontaktując się z nami. Dokumenty dostawców: Umowa powierzenia Cloudflare; Umowa powierzenia CookieYes; Podwykonawcy CookieYes; Zasady transferów danych Google.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania bez zawarcia umowy: do zakończenia korespondencji i uzgodnień. Jeżeli uzgodnimy dalszy kontakt, do jego zakończenia. Korespondencja potrzebna do ochrony roszczeń podlega zasadom wskazanym poniżej.
• Zamówienia i roszczenia: przez realizację umowy, a następnie do upływu właściwego dla niej terminu przedawnienia; w razie sporu do jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia.
• Dokumenty podatkowe: co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; dłużej, jeżeli termin przedawnienia został zawieszony lub przerwany albo wymagają tego inne przepisy.
• Logi i dane bezpieczeństwa: przez czas potrzebny do ochrony usług, diagnozy i wyjaśnienia zdarzeń, z uwzględnieniem konfiguracji infrastruktury. Materiał dowodowy dotyczący incydentu może wymagać dłuższego przechowania.
• Dane użytkowników i zdarzeń w Google Analytics 4: ustawiony okres przechowywania wynosi 14 miesięcy. Nowa aktywność odnawia okres dla danych użytkownika. Usuwanie odbywa się w cyklu miesięcznym. Limit nie dotyczy standardowych raportów zbiorczych.
• Pozostałe dane oparte na zgodzie: do jej wycofania, zakończenia celu lub upływu okresu przechowywania w danej usłudze. Rejestr decyzji w obecnym planie CookieYes jest dostępny do roku od jej zapisania.

Okresy działania poszczególnych cookies podajemy w ustawieniach prywatności.

6. Twoje prawa

Na zasadach RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Przenoszenie danych dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, w granicach art. 20 RODO.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie naszego uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Uwzględnimy go, chyba że istnieją nadrzędne, ważne podstawy przetwarzania albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w panelu „Ustawienia prywatności”, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. W pozostałych sprawach napisz na kontakt@vivagrafika.com.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. O dopuszczalnym przez RODO przedłużeniu i jego przyczynie poinformujemy w pierwszym miesiącu. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Urząd Ochrony Danych Osobowych.

7. Dobrowolność danych i automatyczne decyzje

Podanie danych jest dobrowolne. Pola wymagane są technicznie potrzebne do wysłania formularza; możesz też napisać e-mail lub zadzwonić. Brak danych koniecznych do umowy lub wymaganych prawem może uniemożliwić realizację albo wystawienie dokumentu.

Nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację.

8. Cookies i usługi zewnętrzne

Niezbędne technologie służą działaniu strony, zapamiętaniu wyborów i bezpieczeństwu formularza, zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Analityka wymaga Twojej wcześniejszej zgody; samo przeglądanie strony jej nie oznacza.

W panelu CookieYes możesz zaakceptować lub odrzucić technologie opcjonalne i wybrać kategorie. Analityka jest domyślnie wyłączona. Panel „Ustawienia prywatności” zawiera wykaz cookies z ich celami, dostawcami i okresami działania oraz pozwala zmienić decyzję. Mapa dojazdu działa niezależnie od zgody analitycznej.

• Google Analytics 4 przez Google Tag Manager: statystyki odwiedzin i zdarzeń, oparte na identyfikatorach internetowych i danych o urządzeniu oraz przeglądanych stronach. Pomiar uruchamiamy po zgodzie analitycznej. Przed zgodą nie wysyłamy również pomiarów bez cookies. Nie przekazujemy treści formularza ani załączników.
• Mapa Google: jest osadzona na stronie i wczytuje się niezależnie od wyboru zgody analitycznej. Wczytanie mapy łączy przeglądarkę z Google i przekazuje mu dane techniczne połączenia, w tym adres IP. Google może stosować własne technologie, zgodnie z ustawieniami przeglądarki i konta Google oraz swoją polityką prywatności: https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Adres i link do wskazówek dojazdu są także dostępne na stronie.
• Cloudflare Turnstile: chroni formularz przed spamem przy użyciu danych technicznych, w tym adresu IP i parametrów urządzenia. Cloudflare działa na nasze polecenie, a przy ulepszaniu wykrywania botów także jako odrębny administrator, na podstawie swojego uzasadnionego interesu. Szczegóły: Polityka prywatności Turnstile.

Po wycofaniu zgody zatrzymujemy dalsze działania zależne od niej. Zapisane cookies możesz też usunąć w przeglądarce. Wycofanie zgody nie usuwa automatycznie wcześniej zebranych danych; przysługują Ci prawa opisane w punkcie 6.